HR digital, dar cu print în două exemplare pe hârtie?! Schimbă paradigma cu semnătura electronică certSIGN

Sună paradoxal, nu-i aÅŸa? ÃŽnsă realitatea este că nu vorbim despre un caz singular – există (mult prea) multe situaÅ£ii în care – deÅŸi specialiÅŸtii de resurse umane îşi desfăşoară activitatea în mediul electronic – totul se încheie cu printarea documentelor în două exemplare pentru a fi semnate. Iar dezvantajele acestei modalităţi de lucru total ineficiente ÅŸi contradictorii au devenit cu atât mai vizibile cu cât digitalizarea companiilor s-a transformat într-un imperativ accelerat în contextul pandemiei de COVID-19.

Hârtia şi pixul, cele mai mari contradicţii în activitatea specialiştilor de HR

Contracte individuale de muncă, anexe, acte adiÅ£ionale, fiÅŸe de post, fiÅŸe de evaluare, cereri de concediu, decizii, declaraÅ£ii GDPR – sunt printre cele mai uzuale documente utilizate în departamentul de resurse umane. Iar atât timp cât acestea apar în mediul electronic – fiind realizate ÅŸi completate pe un PC/laptop – care este logica printării lor ulterioare, în vederea semnării cu pixul pe hârtie? Mai ales dacă există posibilitatea semnării lor electronice rapid ÅŸi uÅŸor, cu un simplu click.

Vorbim despre o contradicÅ£ie flagrantă – atât timp cât munca personalului de HR se desfăşoară în mediul electronic (documentele sunt redactate pe calculator, baza de date cu toÅ£i angajaÅ£ii este electronică, REVISAL-ul este transmis la ITM în format electronic, salariile sunt calcuate cu ajutorul unor programe speciale de asemenea pe calculator etc.), este total paradoxal ca la final totul să se termine cu printarea documentelor în 2 exemplare, în vederea semnării.

Cum te ajută semnătura electronică în automatizarea 100% a proceselor de HR?

În primul rând trebuie reţinut faptul că toate documentele de HR semnate cu o semnătură electronică calificată au aceeaşi valoare ca şi cele pe hârtie datorită cadrului legal existent (reglementat la nivel european prin Regulamentul eIDAS nr. 910/2014) care echivalează semnătura calificată cu cea olografă.

De asemenea, semnătura electronică presupune rapiditate, eficienţă, reducerea costurilor (pe consumabile de printare, curierat etc.), câştigarea de spaţiu cu arhivarea electronică. În plus, certificatul calificat de semnătură electronică poate fi utilizat nu doar în cazul unui contract de muncă sau al unui contract comercial între două companii. Poţi semna electronic ORICE document semnezi pe hârtie!

Semnătura electronică poate fi integrată cu platforma/soluţia de HR deja existentă în companie sau poate fi oferită ca soluţie independentă printr-o platformă web. Iar în condiţiile în care cât documentele pot fi semnate în siguranţă pe dispozitive desktop sau mobile, procesele de HR (începând de la angajare) se pot desfășura atât în sediul central cât și în punctele de lucru / centrele de producție / filialele din teritoriu, remote.

Dosarul electronic al angajatului – exemplu de implementare certSIGN

ÃŽnÅ£elegem faptul că schimbarea ÅŸi trecerea la nou pot fi întâmpinate cu o anumită reticenţă – este în natura firii umane. ÃŽnsă suntem la fel de convinÅŸi că mai ales acum, în urma experienÅ£ei din ultimele luni, necesitatea digitalizării a devenit mult mai evidentă. Cât de greu Å£i-a fost în ultima perioadă să îţi desfăşori activitatea cu mulÅ£i angajaÅ£i lucrând de acasă (poate chiar ÅŸi tu, inclusiv) ÅŸi cu atât de multe documente care au trebuit realizate remote pentru aceÅŸtia? Este momentul să schimbi paradigma ÅŸi să treci la dosarul electronic al angajatului, beneficiile fiind evidente nu doar în cazul unor situaÅ£ii excepÅ£ionale, ci pe termen lung.

certSIGN a făcut această trecere încă de acum patru ani, simplificând procesele de HR cu propria soluÅ£ie de semnătură electronică. Åži, deÅŸi eram siguri că am făcut alegerea corectă, am primit încă o confirmare în ultimele luni de când am implementat un sistem muncă de acasă prin rotaÅ£ie pentru angajaÅ£i. Activitarea personalului de resurse umane (care lucrează de acasă!) nu a fost afectată, toate documentele de HR fiind – ca ÅŸi până acum – transmise, semnate ÅŸi arhivate electronic. Chiar ÅŸi cu aproximativ 500 de angajaÅ£i (jumătate dintre aceÅŸtia desfăşurându-ÅŸi activitatea pe teritoriul întregii ţări), semnarea electronică a documentelor incluse în dosarul electronic se realizează rapid, cu timp câştigat ÅŸi eliminarea costurilor de print, respectiv curierat.

La fel ca în cazul nostru, poÅ£i face foarte simplu trecerea de la dosarul fizic al angajatului (pe care majoritatea companiilor îl au acum într-un dulap), la dosarul electronic al angajatului – semnat cu valoare legală. Documentele arată la fel, doar în locul în care sunt menÅ£ionate numele, prenumele ÅŸi semnătura se generează printr-un simplu click semnătura electronică.

Munca de acasă a subliniat în această perioadă – mai mult ca niciodată – importanÅ£a instrumentelor care permit desfășurarea activității la distanţă, respectiv asigurarea continuităţii business-ului. Dacă înainte puteai să continui în modul acesta cu lucru digital finalizat în print pentru semnare, acum a devenit extrem de evident de ce semnătura electronică este esenÅ£ială ÅŸi opÅ£iunea logică pentru un business digital.

***

certSIGN, principalul producător și dezvoltator de soluții criptografice și servicii de încredere din România, furnizează servicii de încredere în conformitate cu cerințele eIDAS. Soluțiile sale sunt dezvoltate integral în România și proiectate special pentru necesitățile specifice mediului de business și pentru facilitarea relațiilor cu instituțiile publice.